Assistenz der GF / Office Management (m/w/d)
Als Assistenz der Geschäftsführung bist du eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Du unterstützt unseren Geschäftsführer in operativen, organisatorischen und strategischen Themen, sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf im Backoffice – und behältst auch bei spontanen Anfragen und Sonderprojekten stets den Überblick.
Dein Schwerpunkt liegt auf der vorbereitenden Buchhaltung, ergänzt durch Aufgaben im Office-Management, der Teamorganisation, HR und leichtem Controlling. Du hast Freude an Zahlen, bist strukturiert und kommunikationsstark – und bringst Dinge gern zuverlässig ins Ziel.
Hierbei unterstützt du uns:
- Unterstützung des Geschäftsführers in administrativen und organisatorischen Belangen
- Verantwortung für die vorbereitende Buchhaltung (z. B. Auslagenabrechnungen, Rechnungskontrolle, Kreditorenpflege)
- Reisekostenabrechnung
- Terminkoordination, Reisebuchungen, Organisation von Meetings und internen Events
- Koordination von On- und Offboardings (z. B. Geräte, Zugänge, Vertragsunterlagen)
- Ansprechpartner für externe Dienstleister (Hausverwaltung, Telekom, Betriebsarzt etc.)
- Unterstützung bei HR-Themen und Benefit-Verwaltung
- Erstellung, Pflege und Versand von Angeboten, Verträgen oder sonstigen relevanten Dokumenten
- Unterstützung im Controlling: Sicherstellen, dass das Team regelmäßig Zahlen und Planstände liefert
- Umsetzung kleiner Office-Highlights – wie gemeinsames Frühstück oder Teamevents
Dein Profil, mit dem du uns überzeugst:
- Erfahrung im Office- oder Assistenzbereich mit Fokus auf Buchhaltung oder Rechnungswesen
- Kenntnisse in vorbereitender Buchhaltung und idealerweise gängigen Tools (z. B. Datev, Easybill)
- Interesse an Team-Organisation, HR-Themen und einfachem Controlling
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch
- Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und Freude an klaren Abläufen
- Hands-on-Mentalität – du packst an, denkst mit und findest pragmatische Lösungen
- Gelassenheit in stressigen Situationen – du bewahrst den Überblick, auch wenn’s mal turbulent wird
- Lust, dich in neue Themen einzuarbeiten und dazuzulernen
- Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
- Teamgeist, Verlässlichkeit – und gerne auch Humor